Die Auswertung großer Datenmengen zur Optimierung klinischer Abläufe ist eine große Herausforderung, aber essenziell, um Kosten zu sparen und die Verweildauer und Wartezeit von PatientInnen zu verkürzen. Oftmals besteht dabei aber das Problem, dass die Optimierung der "Patienten-Pfade" anhand nur einer nicht repräsentativen Stichprobe erfolgt und somit nicht die Realität widerspiegelt. Process Mining bezeichnet eine neue Methode der Prozessoptimierung und ist in der Industrie bereits angekommen. Inwiefern es auch Potential in der Medizin und speziell in der Augenheilkunde hat, besprechen wir hier mit Herrn Endres von der Firma Celonis.

Hallo Herr Endres,

Sie arbeiten für die Firma Celonis, die sich auf das sogenannte Process Mining spezialisiert hat. Celonis ist als Start-Up Deutschlands ersten Decacorn, wurde also vor Kurzem mit ca. 10 Milliarden Euro bewertet. Was genau macht Celonis und was ist Process Mining?

Ja genau. Ich bin bei Celonis als Account Executive zuständig für die Gewinnung neuer Kunden. Mein Schwerpunkt liegt dabei u.a. auf dem Industriesegment „Gesundheitswesen“ in dem Krankenhäuser, Kliniken und Pflegeeinrichtungen beinhaltet sind.

Diese neue Bewertung war natürlich eine super Nachricht, die uns bei Celonis sehr stolz macht. Die Bewertung ist gleichzeitig auch eine tolle Bestätigung aus dem Markt und spiegelt den Bedarf für unser Execution Management System wieder.

Process Mining ist eine analytische Disziplin und vermittelt Unternehmen ein völlig objektives, datengesteuertes Echtzeit-Bild, wie ihre Prozesse tatsächlich ablaufen. Dabei werden wertvolle Daten aus sogenannten Ereignisprotokollen extrahiert, die in Ihren Informationssystemen leicht verfügbar sind.

Die Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil des Celonis Execution Management Systems, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Leistungsfähigkeit (wir nennen es “Execution Capacity”) zu messen und zu maximieren.

Durch die Visualisierung von Prozessen können Sie Execution Gaps identifizieren - wie etwa Engpässe, manuelle Nacharbeit, manuelle Prozesse, die automatisiert werden sollten usw. - und diese proaktiv und automatisch beseitigen. Das Ergebnis? Reibungslose Prozesse, höhere Produktivität, zufriedenere Mitarbeiter - und maximale Execution Capacity.

Können Sie Beispiele nennen, Wo Process Mining in Welchen Bereichen Wie etwas verbessert hat?

Das Besondere an unserer Lösung ist, dass sie von Unternehmen für die unterschiedlichsten Bereiche und Prozesse eingesetzt wird. Ein Großteil unserer Kunden beginnt damit, Celonis in den administrativen Prozessen einzusetzen, da das transaktionale Volumen dort am höchsten ist. Eines der beeindruckendsten Beispiel für die Erfolgreiche Verwendung von Celonis ist die Deutsche Telekom. Durch den Einsatz von Process Mining im eigenen Shared Service Center hat die Telekom eine komplett datengetrieben Steuerung ihrer Accounting, Reporting, Einkauf und HR Prozesse aufgebaut. So konnten allein durch die Optimierung des Eingangsrechnungsprozesse jährlich €40 Mio. durch gezogene Skonti eingespart werden.

Das ist nur eines von zahlreichen Beispielen, wie Celonis signifikanten Mehrwert für die Unternehmen liefert.

Es lassen sich nicht nur administrative Prozesse mit Celonis analysieren. Hier einige Beispiele:

Schadenmanagement bei Versicherungen
Patientenaufnahme in Krankenhäusern
Kreditvergabe bei Banken
Labordiagnostik
Produktion
Uvm.

Sind die Verbesserungen dann messbar? Was genau wird denn verbessert?

Definitiv! Der Einfluss von Process Mining ist in der Regel bereits in den ersten Wochen spürbar. Egal ob durch gesteigerte Effizienz, Kosteneinsparungen oder erhöhte Produktivität. Der Return on Invest ist bei allen Kunden bereits im ersten Jahr positiv.

Für welche Konstellationen eignet sich Process Mining denn besonders?

Grundvoraussetzung für Process Mining sind die digitalen Fußabdrücke in Systemen. Das heißt, dass grundsätzlich alle Prozesse, die in einem System erfasst werden, auch durch Celonis analysiert werden können. Je granularer die Datenerfassung ist, desto besser können die Analysen auch gefahren werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob alles in einem System stattfindet, oder ob mehrere Systeme an einem Prozess beteiligt sind. Den größten Mehrwert stellen wir in den Prozessen mit einem hohen Volumen fest. Erstens schleichen sich dort am häufigsten Ineffizienzen ein und zweitens kann man diese Prozesse mit der herkömmlichen Herangehensweise (Bspw. Mitarbeiterinterviews) nur selten wirklich objektiv rekonstruieren.

Ist es auch denkbar Process Mining im Bereich der Medizin anzuwenden?

Die kurze Antwort lautet „Ja“. Auch wenn wir hier noch etwas in den Kinderschuhen stecken, ist das Potenzial riesig. Letztendlich geht es in der medizinischen Versorgung ja auch darum, möglichst effizient die beste Behandlung für den Patienten zu liefern. Celonis kann dabei vor allem helfen, die Prozesse rund um die Behandlung zu optimieren. Sei es die rechtzeitige Beschaffung von Materialien und Medikamenten, die Aufnahme und Entlassung von Prozessen sowie der gesamte Ablauf rund um das OP-Management. Für letzteres haben wir beispielsweise einen Use Case zusammen mit einem unserer Partner aufgebaut. Dabei geht es darum eine Echtzeitsteuerung der Belegung von OP-Sälen aufzubauen und ein Frühwarnsystem für Verzögerungen zu implementieren. Das Ziel ist es die Auslastung der OP-Säle zu optimieren und dadurch den Erlös der Krankenhäuser zu erhöhen.

Konventionell arbeitende Beraterfirmen schauen sich oftmals stichprobenartig Prozesse an, messen Durchschnittszeiten und ändern dann Prozessabläufe. Was macht Celonis hier anders? Warum ist Process Mining hier besser?

Tatsächlich ist Celonis aus genau so einem Projekt entstanden. Die drei Gründer waren damals beauftragt den IT-Service Management Prozess des Bayerischen Rundfunks zu analysieren. Anstelle von Interviews und Fragebögen haben die Drei die Daten aus dem Quellsystem verwendet, um die IST-Prozesse zu rekonstruieren. Der Erfolg der Idee ist heute in der 10 Mrd Euro Bewertung zu sehen.

Im Wesentlichen sehe ich drei große Vorteile in dem Ansatz:

Subjektive Meinungen vs. objektive Daten: Bei der Prozessaufnahme über Interviews wird das tatsächliche Bild oft durch die subjektive Wahrnehmung der Mitarbeiter verfälscht. Prozesse, die besonders schmerzhaft oder langwierig sind haben sich in das Gedächtnis eingebrannt und rücken bei der Wahrnehmung in den Vordergrund. Ob diese Prozesse allerdings objektiv gesehen häufig vorkommen, bzw. aus der Unternehmensperspektive tatsächlich Relevanz haben, ist nur schwierig zu bewerten. Durch den Datengetriebenen Ansatz muss diese Einschätzung nicht vorgenommen werden. Vielmehr erhält man direkt eine quantifizierte Aussage aus den Daten und kann den Impact auf das Unternehmen ganz leicht ablesen. Das hilft deutlich bei der Priorisierung und Umsetzung von Maßnahmen.

Vollständigkeit: Es kommt nicht selten vor, dass bei der Analyse von Prozessen mit Celonis festgestellt wird, dass es mehrere tausend Prozessvarianten gibt. Grund dafür sind häufig eine komplexe Systemlandschaft und unterschiedliche Anforderungen. Celonis liest dies innerhalb von Sekunden aus und schafft dadurch 100%ige Transparenz. Man könnte fast von einem digitalen Prozesszwilling sprechen. Bei der manuellen Prozessaufnahme durch Beratungen erhält man vielleicht 5 bis 10 Varianten von Prozessschritten, die stark aggregiert wurden. Genau das ist der Grund, warum viele unserer Partner, wie die Big 4, Celonis als Bestandteil ihres Beratungsportfolios aufgenommen haben und mit Projektlizenzen die IST-Aufnahme der Prozesse durchführen.

Kontinuierliches Monitoring: Die Idee hinter Celonis ist nicht nur die Prozessanalyse, sondern vielmehr eine operative Steuerung sowie kontinuierliche Messung der Prozesse. Dazu haben wir quasi eine dauerhafte Verbindung zu den Quellsysteme und permanent den aktuellen Status der Prozesse. Man kann also durch Celonis ermitteln, welche Schwachstellen es im Prozess gibt, entsprechende Maßnahmen ansetzen und anschließend die Veränderung langfristig überwachen. Dadurch ist eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse viel einfacher, als wenn man die Prozessaufnahme einmalig durchführt, ohne das Ergebnis im Nachgang zu bemessen.

Im medizinischen Bereich besteht oftmals das Problem, dass viele verschiedene Systeme genutzt werden und teilweise sogar Papierakten genutzt werden, die eingescannt sind. Gibt es hier Lösungen ein nutzbares „Data Warehouse“ aufzubauen?

Diese Herausforderung haben wir auch in anderen Industrien und dadurch schon reichlich Erfahrung gesammelt. Die erste Möglichkeit ist, dass man sich tatsächlich an jedes einzelne System anbindet. Celonis liefert dafür bereits über 80 Standard-Konnektoren, um die Implementierung zu vereinfachen. Aber auch die Anbindung von neuen Systemen ist über eine offene Schnittstelle möglich. Die zweite Möglichkeit ist die Anbindung eines Data Warehouse. Auch diese Möglichkeit wird oft angenommen, wenn zu viele Systeme im Spiel sind. In der Praxis werden im Rahmen der Implementierung die beiden Szenarien bewertet und anschließend gemeinsam mit dem Kunden entschieden, welche die bessere Lösung ist.

Im medizinischen Bereich gibt es oftmals das Problem, dass anders als im Supply Chain Management bspw. der Autoindustrie, medizinische Notfälle nicht planbar sind und manche PatientInnen einfach deutlich mehr Zeit benötigen als andere. Wir kann Process Mining hier helfen?

Auch in anderen Industrien, wie der Automobilindustrie, gibt es Notfallszenarien, auf die man sich vorbereiten möchte. Ich weiß von einem unserer Kunden, der Celonis zur Simulierung von Ausnahmefällen einsetzt. Dabei werden historischen Daten bspw. der letzten zwei Jahre verwendet und mit Hilfe unserer Simulationsumgebung verschiedene Szenarien durchgespielt. So lassen sich Abhängigkeiten einzelner Prozessschritte ermitteln und potenzielle Engpässe in den Prozessen herausfinden. Eine ähnliche Anwendung kann ich mir in der Notfallmedizin sehr gut vorstellen.

Ist es auch vorstellbar intelligente Systeme mit zu integrieren, die bspw. Diagnosen erfassen bzw. sogar anhand der Anamnese Verdachtsdiagnosen erstellen und Untersuchungen selbstständig initiieren?

Vorstellbar ist es definitiv, wenn man sich ansieht, wie sich unser Produkt in den letzten 10 Jahren verändert hat. Für solche Weiterentwicklungen versuchen wir den tatsächlichen Bedarf unserer Kunden mit Forschungsprojekten zu kombinieren, um im Rahmen von Co-Innovationen das Produkt zu entwickeln. Auch unsere Partner spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie durch unsere Plattform die Möglichkeit haben, eigene Teilprodukte (sog. Apps) zu entwickeln. Denkt man an die Realisierbarkeit einer solchen Lösung sehe ich da ebenfalls eine große Schnittmenge mit bereits bestehenden Eigenschaften der Celonis Produkte. Um das Beispiel der Diagnosen aufzugreifen, so sind diese im Kern sehr ähnlich zu einer Datenanalyse. Es geht darum, Daten über den Patienten zu sammeln, zu analysieren und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Im Besonderen für die standardisierten Krankheitsbilder und deren Behandlung ist dies durchaus ein realistisches Anwendungsszenario. Für diese standardisierten Behandlungen existiert ein sog. SOP (Standard Operating Procedure) in dem jeder Schritt im Behandlungsprozess eines Patienten genau vorgegeben ist. Allerdings ist es mir wichtig in diesem Zusammenhang zwei Dinge herauszustellen: Unser EMS System ist nicht dazu designt den Menschen, in diesem Fall einen Arzt zu ersetzten. Es wäre also in einem möglichen Szenario in der Lage eine Diagnose zu stellen und auch mögliche Behandlungsschritte aufzuzeigen, diese sollen aber als Vorschlag oder Unterstützung für den Nutzer (=Arzt) dienen und nicht unbeaufsichtigt umgesetzt werden. Der zweite Punkt betrifft die Regulatorik und ist der Grund weshalb Celonis bis jetzt sehr zurückhaltend in der Weiterentwicklung des EMS in diese Richtung ist. Sobald, und dass wäre hier der Fall, unser System aktiv in die Patientenbehandlung eingebunden ist, ist eine Zertifizierung von Celonis als Medizinprodukt notwendig. Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kostenintensiv. Inwieweit Celonis sich in diesem Bereich entwickelt wird sich zeigen und sicherlich auch davon abhängen, wie hoch der Aufwand zur Bewältigung der regulatorischen Hürden einzuschätzen ist.

Wie hoch könnte Ihrer Meinung nach das Einsparungspotential in der Medizin durch die Nutzung von Technologien wie Process Mining sein? Gibt es hier vergleichbare Werte aus der Industrie?

Ganz allgemein betrachtet ist das Einsparpotenzial natürlich enorm. Anders als in der Industrie, in der man in der Regel Prozesse und Abläufe bereits bei deren Implementierung möglichst effizient gestaltet ist die Prozesslandschaft in der Medizin historisch gewachsen. Dadurch ist das bestehende Potenzial, durch die vorhandenen, oft verworrenen Prozesse natürlich umso größer. Allerdings ist die Medizin auch kein Sektor wie jeder andere und man muss bei der Bewertung des Einsparpotenzials differenzieren. Wir haben auf der einen Seite die privaten Klinikverbände. Diese sind meist im Vergleich zu öffentlichen oder gemeinnützigen Kliniken bereits deutlich besser strukturiert und verfügen über zentrale Einkaufsorganisationen etc. die die Versorgung der Krankenhäuser sicherstellen. Hier lässt sich sicher relativ einfach sehr viel Einsparen. Vergleicht man dies jedoch mit einem öffentlichen Haus sieht man, dass hier jede Klinik autonom arbeitet und möglicherweise ganz andere Lösungen implementiert hat. Somit ist eine pauschale Abschätzung des Einsparpotenzials so nicht möglich. Um dem entgegenzuwirken, führen wir üblicherweise Pilotprojekte mit Kunden durch in denen wir das Potenzial für die Häuser anhand deren Prozesse und Daten validieren. Im Rahmen dieser Pilotprojekte arbeiten wir eng mit unseren Partnern zusammen und das Ergebnis dieser Projekte dient dann als Entscheidungsgrundlage für den Einsatz von Celonis und letztlich der Kaufentscheidung.

Ihre persönliche Meinung: Glauben Sie, dass solche Betriebs-Optimierungssysteme eher für oder eher gegen eine humane Medizin arbeiten?

100% für eine humane Medizin. Ich glaube man darf nicht den Fehler machen und Optimierung mit Maximierung zu verwechseln. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass die meisten Krankenhäuser mit sehr limitierten Ressourcen immer mehr Leistungen erbringen müssen. Genau das ist der Punkt, an dem wir ansetzen möchten. Ich glaube es sollte bei Process Mining nicht darum gehen, dass man die Zeit mit dem Patienten optimiert, sondern vielmehr den Betrieb um die eigentliche Behandlung herum.

Dazu kommt, dass das Gesundheitswesen vor fundamentalen Herausforderungen steht, die Process Mining zwar nicht komplett lösen, aber sicher einen Beitrag leisten kann, um diese zu bewältigen. Dazu gehören für mich an erster Stelle der seit Jahren diskutierte Fachkräftemangel in nahezu allen Bereichen. Besonders in der Pflege ist dieser Effekt seit der Covid19-Pandemie ja sogar noch stärker zu beobachten. Gepaart mit einer immer älter werdenden Bevölkerung, mit höherem Alter gehen statistisch gesehen leider auch mehr Krankheiten einher, steuern wir auf eine immer größere Belastung für unser Gesundheitssystem zu. Dem gegenüber steht neben dem bereits angesprochenen Personalmangel auch ein enormer Kostendruck der Kliniken (Budgetknappheit, Pauschalisierte Vergütung, etc.). Prozessoptimierung, zum Beispiel mittels Process Mining, ist für mich in diesem Zusammenhang fast schon eine Notwendigkeit um eine mindestens gleichbleibende, wenn nicht sogar steigende Qualität in der humanen Medizin sicherzustellen.

An wen muss ich mich wenden, wenn ich Celonis in meiner Klinik oder Praxis ausprobieren möchte? Mit welchen Systemen ist Celonis bisher kompatibel?

Wir haben ein bereits angesprochenes, sehr breites Netzwerk an Unternehmensberatungen, die Pilotprojekte mit Celonis anbieten. Eine Übersicht dazu gibt es auf unserer Homepage. Eine weitere Möglichkeit ist es die ersten Schritte selbstständig mit unserer kostenfreien Lösung SNAP zu machen. Ansonsten stehe ich auch immer gerne zur Verfügung, um mit Interessenten den besten Ansatz für das Verproben zu evaluieren!

Vielen lieben Dank für Ihre Zeit!!

Kontaktinformationen:

https://www.celonis.com/de/